Quelles sont les nouvelles règles d’audit QUALIOPI ?

A partir du 1^er septembre 23, de nouvelles règles d’audit pour QUALIOPI changent selon l’arrêté du 31 mai 2023 ! On vous en présente quelques une.

Les organismes de formation qui sollicitent la certification QUALIOPI doivent répondre à 3 audits :

• Audit initial lors du dépôt de dossier pour la 1^ère demande
• Audit de surveillance pendant la durée de la certification
• Audit de renouvellement en fin de la période de certification

Dès le 9 juin 2023, certains articles dudit arrêté ont été applicables. Notamment concernant l’audit de surveillance et l’accréditation des organismes certificateurs.

Quels sont les changements applicables à partir du 1^er septembre 2023 concernant l’audit initial ?

Qui est concerné ?

• Les organismes de formation exerçant depuis plus d’un an
• Les nouveaux entrants :
  – Les organismes de formation qui sont dans leur première année d’activité
  – Les organismes de formation qui débutent une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie

Sont aussi concernés :

• Les organismes de formation qui interviennent pour le compte d’un autre organisme de formation
• Les organismes de formation qui font intervenir pour leur compte un autre organisme de formation

Quelques changements importants

AUDIT INITIAL

En l’absence de BPF, pour les organismes débutant leur activité d’OPAC : Montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l’activité d’OPAC, établi à partir des données comptables issues, selon leur statut juridique, du livre journal, du grand livre ou du livre des recettes encaissées

Dorénavant, tous les organismes de formation devront fournir un organigramme y compris ceux qui ont moins de 3 salariés.

L’organisme candidat devra déclarer sur l’honneur qu’il n’a pas, à la date de conclusion du contrat de certification, déjà conclu un contrat avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de trois mois sur ces catégories.

L’arrêté précise que l’échantillonnage par l’auditeur des actions à auditer doit être représentatif de l’activité du prestataire sur la période de référence et n’est pas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit.

Lors de l’audit, l’organisme certificateur devra vérifier la validité du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité.

Enfin, l’organisme certifié aura l’obligation d’afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il devra en communiquer une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur qui en fait la demande. Le non-respect de cette obligation donnera lieu à une non-conformité majeure.

Téléchargez l’arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation paru au Journal Officiel le 8 juin 2023